Die Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Praxis kann zeitraubend und frustrierend sein – insbesondere, wenn der Arbeitsmarkt nicht viel hergibt. Nicht selten suchen sich Niedergelassene daher professionelle Hilfe. Chris Fengler ist seit einigen Jahren mit einem eigenen Unternehmen in Berlin auf diesem Markt aktiv und hat jüngst auch einen Ratgeber zur Mitarbeitersuche verfasst. Wie blicken Akteure aus dieser Branche derzeit auf den MFA- und ZFA-Arbeitsmarkt? Der änd unterhielt sich mit Fengler.

©privat Fengler: "Die wirklich guten Mitarbeiter sind aber schon in festen Händen."

Herr Fengler, Sie helfen Arzt- und Zahnarztpraxen bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Im Moment vermutlich kein leichter Job – wäre es nicht lukrativer, für Kliniken oder Pharmakonzerne den Headhunter zu spielen? Wie sind Sie ausgerechnet an die Niedergelassenen gekommen?

Es war Zufall. Neben und nach dem Wirtschaftsingenieurstudium – mit einem Haupt-Schwerpunkt Marketing – habe ich mich intensiv im Bereich des psychologischen Online-Marketings fortgebildet. Während des Bachelors war ich bereits selbstständig und habe Webseiten entwickelt. In Berlin bin ich dann von einer Bekannten angesprochen worden, dass sie für ihre Praxis Mitarbeiter sucht und ob ich dahingehend unterstützen könne. Ich nahm diese Herausforderung an und es gab auch gleich Erfolge. Durch Weiterempfehlungen kam es zu neuen Aufträgen, Praxispersonal zu gewinnen. Ich habe mich dann immer mehr auf die Gewinnung von medizinischem Fachpersonal durch psychologisches Mitarbeitermarketing spezialisiert. Das ist jetzt knapp sechs Jahre her. Da war der Arbeitsmarkt für medizinische Fachberufe natürlich noch ein anderer. Damals existierte da noch ein Blue Ocean, heute ist es eher ein Red Ocean…

…weil der Markt jetzt leergefegt und die Bewerber hart umkämpft sind?

Insbesondere während der Corona-Zeit gab es hohe Fluktuationen und Abwanderungen in andere Branchen. Weniger gute, ausgebildete medizinische Fachkräfte kamen nach – insbesondere weniger, die wirklich Lust auf diesen Beruf haben. Auch dürfen wir nicht vergessen: ZFA oder MFA ist ja nach wie vor einer der beliebtesten Ausbildungsberufe. Nichtsdestotrotz brechen viele ab oder gehen danach in andere Branchen.

Wie dramatisch ist es aus Ihrer Sicht denn wirklich? Ein Arzt hat mir neulich – etwas sarkastisch – gesagt, dass die nächste Bewerberin, die ihren Namen richtig schreiben könne, sofort in seiner Praxis eingestellt werde. Er suche schon so lange und schraube seine Anforderungen immer weiter herunter…

Fatal ist das folgende Vorgehen, das wir leider immer wieder beobachten müssen: Man macht sich als Chef bei bestehenden Mitarbeitern schnell erpressbar und begeht den fatalen Fehler und stellt – entweder aus der Not heraus oder durch unzureichende Selektierung – unpassende Mitarbeiter ein, die vor Jahren niemals in die engere Auswahl gekommen wären. Man macht Kompromisse. Die Konsequenz? Das Teamgefüge leidet. Im schlimmsten Fall springen langjährige, gute Mitarbeiter ab und auch Patienten spüren zunehmend, dass irgendetwas nicht stimmt. Dabei möchten alle Praxisinhaber ihre Patienten optimal versorgen, ihnen eine gute Medizin bieten oder sich zeitlich entlasten – und sich nicht ständig um Mitarbeiterbeschaffung kümmern.

Der Arbeitsmarkt ist, wie Sie sagen, leergefegt – und das schon seit Jahren. Allerdings machen die meisten Praxisinhaber das angeblich niedrige Niveau verbleibender Fachkräfte immer an den frei verfügbaren Bewerbern am Markt fest. Die Ärzte interpretieren das dann meistens als schlechte Qualität an Bewerbungen. Und deshalb ist Fakt, dass kaum geeignete Bewerber frei verfügbar am Markt existieren.

Aber es gibt sie trotzdem, menschlich und fachlich passende Mitarbeiter. Die wirklich guten Mitarbeiter sind aber schon in festen Händen und sehen keinen echten Anreiz, ihren Arbeitsplatz zu wechseln, auch wenn sie auf der aktuellen Arbeitsstelle unglücklich sind, weil sie vermuten, dass überall das gleiche Drama herrscht.

Sie wollen also darauf hinaus, dass man die aktiv abwerben sollte?

Nein. Ich halte nichts davon, Mitarbeiter aktiv abzuwerben, so wie es Headhunter machen. Da wird dann häufig mit Gehältern gewedelt und es werden Prämien ausgelobt. Das kann nicht im Interesse der Praxen sein.

Wir halten es für wichtig, dass den Ärztinnen und Ärzten zunächst bewusst wird, wie wichtig es ist, sich im Klaren über die Attraktivität der eigenen Praxis zu sein – das heißt, seine eigene Praxis-DNA zu identifizieren. Der zweite Schritt ist dann, die Werte, die nach innen gelebt werden, auch nach außen zu transportieren.

Mitarbeiter, die sich aktuell in einer Arbeitssituation befinden, die sie nicht gut finden, werden sich dadurch angesprochen fühlen und sagen: „Ich möchte jetzt meine Arbeitssituation verbessern. Diese eine Praxis, die sehe ich ständig online - und im Gegensatz zu den anderen, wirkt das authentisch, ehrlich und nicht marktschreierisch. Genau deshalb versuche ich das jetzt – da bewerbe ich mich.“ Nach Betreuung von über 500 kleinen, mittelgroßen und großen Praxen in Deutschland, Österreich und der Schweiz wissen wir, dass nur die Praxen, die bei Top-Mitarbeitern genau den richtigen Ton treffen und ihre beruflichen Vorstellungen auf psychologischer Ebene subtil ansprechen, diese durch Sogwirkung, statt durch Abwerbung zum Wechsel in die eigene Praxis bewegen.

Also sprechen wir über Image-Marketing. Aber viele Praxen versuchen heutzutage, sich online zu präsentieren und schalten Anzeigen. Wie kann man sich da hervorheben?

Es ist nicht mehr so einfach wie vor sechs Jahren. Damals hat es ausgereicht – plakativ gesprochen – die Anzeige vom Arbeitsamt auf sozialen Medien zu teilen und im Zweifel mit etwas Geld zu bewerben. Auf diese Idee sind aber inzwischen viele andere Praxen auch gekommen. Dadurch ist der Markt in den letzten Jahren immer stärker gesättigt. Heute muss man Dinge anders machen. Das heißt, man muss die Extrameile gehen und mehr Aufwand betreiben, um aus der Vergleichbarkeit an suchenden Praxen zu kommen. Insbesondere darf man weniger die kurzfristige Suche im Kopf haben. Man muss eine Marke aufbauen und die Individualität und Authentizität der Praxiskultur subtil nach außen repräsentieren. Genau das übernehmen wir tagtäglich für unsere Partnerpraxen, da wir wissen, dass den Inhaberinnen und Inhabern selbst für ein solche Vorgehen keine Zeit bleibt.

Wie machen Sie das denn konkret? In erster Linie durch Beiträge in den sozialen Medien?

Dass Social Media ein wichtiger Kanal bei der Mitarbeitersuche ist, haben mittlerweile sehr viele Ärzte erkannt und nutzen deshalb Social Media Agenturen, um sichtbar zu werden und ihre offenen Stellen zu besetzen. Klar können die meisten Agenturen, die da beauftragt werden, eine Stellenanzeige auf allen möglichen Social Media Plattformen platzieren. Dann Werbung drauf schalten und dafür sorgen, dass diese Stellenanzeige an digitaler Sichtbarkeit gewinnt.

Was ist dann aber häufig der Fall? Naja, irgendwie funktioniert der Versuch oft doch nicht so gut, wie versprochen wurde. Warum ist das aber so? Ist dieser Hype um Social Media Recruiting überhaupt gerechtfertigt? Die Antwort ist: Jein. Denn Social Media ist zweifellos einer der Kanäle, um Ihre Sichtbarkeit als Arbeitgeber zu erhöhen und wechselwillige Fachkräfte zu erreichen. 

Aber: Es reicht nicht, einfach nur moderne Kanäle zur Mitarbeitergewinnung zu nutzen und potenzielle Kandidaten nur zu erreichen. Es reicht auch nicht aus, ein paar Vorteile aufzuzählen und zu hoffen, dass sich der potenzielle Kandidat dann denkt: “Wow, da möchte ich hin.”

Warum funktioniert das nicht? Das machen zum einen – in nahezu jeder Region – immer mehr Praxen. Und in dem Fall müssen Sie rauskommen aus der Vergleichbarkeit. Um nämlich wechselwillige Kandidaten dazu zu bringen, auch wirklich eine Bewerbung abzuschicken, muss man schon ein bisschen mehr tun, als einfach nur ein paar Vorteile aufzuzählen und dann auf das Beste zu hoffen. Das hat bis vor einigen Jahren noch funktioniert, aber der Markt dafür ist heute einfach gesättigter und braucht neue Konzepte, um die richtigen Mitarbeiter gezielt auf sich aufmerksam zu machen. 

Denn, wenn die MFA oder ZFA durch Social Media scrollt, dann sieht sie pro Tag zig solcher Anzeigen, die alle sehr marktschreierisch sind, die vom Traumjob sprechen und genau das glaubt die gute Fachkraft aber nicht, sondern das nervt sie einfach immer mehr, so dass sie vielleicht trotz ihrer aktuellen Unzufriedenheit beim momentanen Arbeitgeber sich trotzdem nicht bei Ihnen bewirbt. 

Und ein weiterer Grund, warum das immer schlechter funktioniert hat, weil sich die wenigsten im Vorfeld tiefgründige Gedanken darüber machen, wie die gewünschte Zielgruppe wirklich tickt, was sie antreibt, welche Probleme sie eventuell in ihrer aktuellen Praxis hat und was man selbst als Arbeitgeber bieten kann und sollte, um diese Probleme verschwinden zu lassen.

Stattdessen wird in solchen Stellenanzeigen dann eben oft wie wild mit materiellen Anreizen um sich geworfen, wodurch – wenn überhaupt – dann die falschen Menschen angezogen werden.

Gut. Also wenn ich mich hinsetze, lange über Atmosphäre, Vision und Werte schreibe, kann ich die Praxis vielleicht in ein tolles Licht rücken. Aber um solche Infos ständig in allen Medien zu verbreiten, fehlt bestimmt manchen Niedergelassenen die Zeit. Ist das noch ein Job, den man „mal eben“ nebenher machen kann? 

Nein, dafür brauchen die Praxen unserer Erfahrung nach die externe Hilfe von Experten. Deshalb bitten Praxisinhaber zum Beispiel uns um Unterstützung, so wie sie sich in Sachen Steuern und Rechtsfragen Unterstützung vom Steuerberater oder Anwalt holen.

Geben Sie uns doch einmal einen kurzen Einblick, auf welchen Social-Media-Kanälen sich Ihre Experten bewegen. Facebook ist bei den jüngeren potentiellen Bewerberinnen und Bewerbern vermutlich nicht mehr angesagt…

Es kommt natürlich immer auf das Budget an, was man für die Personalsuche zur Verfügung stellt – und auf die Zielgruppe, die man ansprechen möchte. Azubis erreiche ich eher nicht auf Facebook. Die Generation Z erreiche ich eher auf Instagram und Tiktok. Trotzdem ist Facebook bei uns für die Suche nach Fachkräften ein wichtiger Kanal. Wir generieren darüber 60 Prozent aller Bewerbungen für unsere Kunden. Viele Personen, die dem Spektrum der Generationen X und Y zuzuschreiben sind, haben nämlich noch von früher ein Facebookprofil und gehen darüber ab und zu noch online. Dann sehen sie die entsprechende Anzeige und bewerben sich.

Neben einer tollen Darstellung der Praxis: Welche Rolle spielt Geld? 

Grundsätzlich gilt: Praxen, deren Gehaltsstruktur zumindest leicht über dem Durchschnitt liegt, haben auf dem Fachkräftemarkt weniger Schwierigkeiten. Mit einer soliden Gehaltseinstiegsgrenze, die bei guter Leistung in der Probezeit angehoben wird, können Mitarbeiter gerade in der fluktuativen Anfangsphase gehalten werden. Die Festlegung auf eine Ober- und Untergrenze für jede Position sorgt für ein strukturiertes und leistungsgerechtes Gehaltsgefüge. Je nach Leistung und Qualifikation kann so der besondere Mehrwert eines Mitarbeiters mit der jeweiligen Gehaltsstufe nachvollziehbar honoriert werden. Doch die Erfahrung zeigt, dass ein Gros der Mitarbeiter nicht primär aufgrund des Gehalts, sondern wegen anderer Motive den Arbeitgeber wechselt. Studien zeigen, dass gerade unter jungen Fachkräften der Teamzusammenhalt und ein gutes Arbeitsklima bereits die wichtigsten Argumente für die Wahl des Arbeitsplatzes sind.

Haben Sie denn auch Praxen als Kunden, die nach Ihren Maßstäben zu geringe Gehälter anbieten und sich damit für die Suche nach neuem Personal selbst disqualifizieren?

Gute Fachkräfte sollten auch gut und solide bezahlt werden. Da haben wir auch in jeder medizinischen Nische und für jedes Bundesland Richtwerte, die man einhalten sollte. Und wenn wir sehen, dass diese Richtwerte nicht erreicht werden, müssen wir den Kunden offen sagen, dass wir so nicht die Fachkräfte für sie gewinnen können, die sie sich vorstellen. Manchmal kommen dann auch betriebswirtschaftliche Defizite der Praxis zutage, bei deren Lösung wir Netzwerkpartner vermitteln können.

Wie steht es mit anderen Faktoren neben dem Gehalt – kostenlose Bahntickets, Sachzulagen, betriebliche Altersvorsorge?

Das sind Dinge, die inzwischen oft mit eingebracht werden, die aber jetzt nicht den guten Mitarbeiter dazu bewegen, die wichtige und oftmals schwere Entscheidung zu treffen, den Arbeitgeber zu wechseln. Wir dürfen nicht vergessen: Unzufriedene Arbeitnehmer sind bereit, sehr viel mentalen Schmerz in Kauf zu nehmen, bevor sie überhaupt darüber nachdenken, zu wechseln. Das zieht sich teilweise über Jahre. Oft spielen dann bei der Entscheidung die weichen Faktoren eine viel größere Rolle als die harten. Die harten Faktoren müssen aber vorhanden sein, um überhaupt konkurrenzfähig zu bleiben. 

Was ist mit flexiblen Arbeitszeiten? 

Die sind sehr wichtig und werden immer wichtiger. Gerade in einem Berufsbild, in dem viele Frauen mit Kindern arbeiten. Wir erkennen dahingehend immer mehr den Trend, dass Praxisinhaber die Arbeitszeiten nicht mehr an den Patienten ausrichten – sondern anhand der Mitarbeiter. Im Endeffekt ist es natürlich nach wie vor möglich, 40-Stunden-Kräfte zu finden, aber insofern eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung in der Praxis möglich ist, erleichtert das selbstverständlich die Suche nach guten Leuten.

Haben viele Kunden falsche Vorstellungen, wie lange es dauert, gute Leute zu finden?

Ganz wenige haben falsche Vorstellungen, weil sie eben schon oft sehr lange suchen. Mir fällt da ein Gespräch von heute Morgen ein. Der Inhaber einer Zahnarztpraxis, relativ ländliche Region, sucht seit einem Dreivierteljahr nach einer ZFA in Teilzeit. Wenn man dem jetzt sagt, okay, es wird wahrscheinlich für die Besetzung einer Teilzeitstelle um die drei bis vier Monate dauern, bis die Person da ist, dann sind die Reaktionen in der Regel positiv. Die unrealistische Erwartungshaltung, dass man einen Dienstleister engagiert, der mir gefälligst in vier Wochen die versprochene MFA/ ZFA/ MTA… bringt, haben die Praxen kaum, weil jeder weiß, dass allein die Kündigungsfrist 30 Tage beträgt.

Müssen Sie manchmal auch Kunden auf die Finger hauen? Nach dem Motto: Wir wollen Ihnen ja helfen – aber mit Ihrer Praxis-Homepage im Stil der 90er machen wir keinen Stich?

Jein. Wir werden mit zunehmender Dauer der Zusammenarbeit immer wieder nach solchen Dingen gefragt: Ist unsere Website okay? Oft müssen wir sagen, dass die Seite zwar im Moment okay ist – aber in nächster Zeit überarbeitet werden sollte. Wir haben auch Kunden, die besitzen gar keine Websit. Trotzdem besetzen wir deren offene Stellen mit richtig guten Fachkräften. Generell gilt: Keine Website ist immer besser als eine total schlechte. Das heißt, es ist einfacher für uns, bei Null zu starten – als bei minus Hundert ins Rennen zu gehen.

So. Jetzt haben Sie einer Praxis geholfen, eine gute MFA zu finden und der Vertrag ist unterzeichnet. Wie kann die Praxis darauf hinwirken, dass sie lange eine zufriedene Mitarbeiterin bleibt? 

Wer in der Selektionsphase alles richtig gemacht hat, der wird auch mit einer Person starten, die Engagement mitbringt. Dann ist die Phase der Einarbeitung wichtig. Es geht darum, Mitarbeiter zeitnah auf Flughöhe zu bringen und Fehler zu vermeiden – gerade bei Unterbesetzung aber oft eine Herausforderung. Gleichzeitig darf nicht darauf verzichtet werden, dafür zu sorgen, dass sich die Person wohlfühlt und das Team mit der Person auch zufrieden ist. Weil sowohl die Selektion der richtigen Bewerber, als auch die Einarbeitung in den meisten Praxen eine Herausforderung darstellt, sorgen wir auch hier durch Beratung und der Implementierung bestimmter Tools dafür, dass diese Bereiche so reibungslos und wenig aufwändig wie möglich gestaltet werden können. 

Gibt es bei Ihren Kunden einen Trend – kommen mehr aus den Metropolen oder aus dem ländlichen Raum?

Wir haben sowohl Kunden auf dem Land als auch in Metropolregionen. Oft ist es aufgrund der hohen Konkurrenz in Städten wie in Berlin viel schwerer, Mitarbeitende zu finden als auf dem Land. Ich empfehle also auch und gerade den Praxen in ländlichen Regionen, da nicht vorschnell die Flinte ins Korn zu schmeißen, sondern bei der Personalsuche aktiv und optimistisch zu bleiben.